Xàbia Emprén: Gestionar correctamente el tiempo en la empresa reduce el estrés

3 noviembre, 2015Por: Carlos López

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Xàbia AL DIA inicia con este artículo una serie de reportajes con motivo de las jornadas Xàbia Emprén que organiza la concejalía de Fomento Económico y Creama, durante esta semana con el objetivo de dar las claves para la formación, el reciclaje profesionales y la mejora de las aptitudes de un empresario.

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Cesc Camprubí, el alcalde, José Chulvi, y la gerente del Creama, Rosario Donderis, durante la inauguración

Ayer se celebró la primera jornada y tras la inauguración protocolaria, por parte del alcalde, José Chulvi, el concejal de Fomento, Cesc Camprubí y la gerente del Creama, Rosario Donderis, Nacho Prieto Fernández de Toro impartió la charla «Gestión del dinero, perdón del tiempo».

En la inauguración, los representantes municipales resaltaron la importancia de la formación dentro de las políticas de fomento del empleo y mostraron la predisposición del Ayuntamiento a contribuir a que los emprendedores y empresarios del municipio dispongan de foros de aprendizaje y debate en los que estar al día. También recordaron que, como medida de estímulo a la economía local, el Consistorio ha suprimido temporalmente la tasa por apertura de comercios o negocios.

¿Cuánto vale tu tiempo?

El experto comenzó la charla ofreciendo a los presentes una serie de claves y conceptos básicos sobre el tiempo y lanzó la pregunta ¿sabes cuánto vale tu tiempo?. Esa es una de las primeras respuestas que hay que poder responder afirmó, porque todos «tenemos la misma cantidad de horas cada día y solo algunos saben sacarle el verdadero partido». El tiempo comentó «no se puede ganar, pero si puede ganar», lo que debemos aspirar -subrayó- es a emplearlo mejor.

Prieto expuso que a la hora de afrontar  la gestión del tiempo «realmente significa administrarnos a nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el rendimiento del tiempo que disponemos», así como que hay que seguir lo que denominó como la pirámide de la coherencia (desde la base y hasta la punta, se sitúan los siguientes conceptos: valores; metas; estrategias y acciones). Además, indicó que en el tiempo «se cumple la teoría de los vasos comunicantes entre los distintos ambitos de la vida: social, familiar, personal, profesional y laboral. El especialista aseguró que si hay uno desequilibrado «hay algún problema» y subrayó que «el éxito de la administración del tiempo está en el equilibrio entre todos los roles».

En otra parte de la charla, Prieto propuso a los asistentes diferenciar entre lo importante y lo urgente, y en ese sentido planteó elaborar un cuadrante en el que los participantes deben diferenciar entre ambos conceptos: lo importante y no importante, lo urgente y no urgente. De hecho, les invitó a que cuando acaben las jornadas, a partir del lunes de la semana que viene intenten completar ese cuadrado.

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Nacho Prieto durante su charla

Planificar días, semanas y el mes

El experto dio una serie de claves para la gestión del tiempo, ya que cada «hora invertida en planificar, ahorra varias horas en la realización».

  • Planificación mensual de la actividad
  • Calendario definitivo
  • Planificación semanal del tiempo
  • Planificación diaria del tiempo
  • Fijarse prioridades
  • Definir tiempos y tareas
  • Control y medición de lo realizado

Durante la exposición, Prieto explicó a el concepto de los ladrones del tiempo, aquellas cosas que impiden que un profesional alcance sus objetivos de la manera más efectiva posible. Esa suma de imprevistos que nos resta minutos e incluso horas de trabajo efectivo. Según argumentó «detectarlos nos ayudará a combatirlos».  Los ladrones del tiempo pueden ser externos e internos.

Respecto a los primeros, puso ejemplos como el teléfono, la excesiva burocracia, el chat/internet o las visitas o reuniones imprevistas. En relación con los segundos: no tener los objetivos claros, intentar hacer muchas cosas a la vez, dejar las cosas para hacerlas después o la incapacidad de decir NO.

Por ello, propuso hacer dos listas para identificarlos, destacar tres, darles una puntuación y enfrentarse a ellos para poder evitarlos.

«El mejor momento para planificar la semana es el domingo por tarde» 

El conferenciante ofreció algunas pautas para preparar una lista diaria de cosas a hacer y comentó que el mejor momento para planificar la semana es el domingo por la tarde, «no vale hacerlo el lunes por la mañana» subrayó.  En esa lista «hay que ser realista, dejar un margen de tiempo, revisar la lista cada mañana y añadir las cosas que se hacen y no estuvieran incluidas en ella».

Asimismo Prieto apostó porque los empresarios tengan o no empleados a su cargo, «deleguen algunas de las funciones que no son fundamentales y quitan tiempo». Uno de los ejemplos que daba para esto, era que el empresario tuviera que realizar las facturas, en vez de estar buscando clientes. «hay que saber delegar, pero delegar no trasladar la responsabilidad, que sigue siendo del empresario», concluyó.

Finalmente detalló los 10 pasos que hay que afrontar para delegar una tarea: 1)definir claramente qué se quiere delegar; 2) identificar quien puede hacerlo; 3) Preparar muy bien la reunión; 4) Consensuar el compromiso; 5) Confirmar que se ha entendido la delegación; 6) determinar plazos ; 7) Definir los valores de autoridad; 8) Establecer controles periódicos; 9) Fijar reuniones de revisión del progreso; 10) Avanzar en los niveles de delegación.

Tras finalizar la jornada, todos los participantes, incluido este redactor que firma la crónica, se fueron a sus casas para reflexionar sobre cómo gestionan su tiempo, cuanto dedican al trabajo y como se divide el tiempo en su día a día. Trabajo hay!

 

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